Plan Anual de Adquisiciones - Crear el Plan Anual de Adquisiciones

Si la Entidad decidió trabajar con equipos del  PAA, los usuarios del equipo deben ingresar a crear el Plan Anual. En caso contrario, el funcionario designado puede ingresar directamente a la funcionalidad. Las instrucciones de esta sección están dirigidas a los usuarios encargados de cargar el PAA al SECOP II.

SECOP II, habilita un formulario de Plan Anual de Adquisiciones dividido en tres secciones: Información general, Adquisiciones planeadas y Necesidades adicionales.

1. Información general
En “Información general” usted debe seleccionar el año del Plan Anual de Adquisiciones, he ingresar la misión, visión y la perspectiva estratégica de la Entidad Estatal; la información de contacto del responsable del Plan Anual en la Entidad Estatal; y los valores del límite de contratación menor y mínima cuantía establecidos para la Entidad. 

En la sección de “Configuración del equipo y del flujo de aprobación” el creador del Plan Anual de Adquisiciones puede seleccionar el equipo ya creado o modificarlo haciendo clic en “Detalle”. Sólo podrá hacer la modificación si está previamente autorizado por el usuario administrador.
Para modificar el equipo del plan anual, haga clic en “Detalle” y siga las instrucciones explicadas en la sección anterior de esta guía I. Crear el equipo del Plan Anual de Adquisiciones.

Haga clic en “Guardar y continuar” para almacenar la información de esta sección y confirmar la creación de su PAA.                                                       

El SECOP II le confirma que la creación del Plan Anual fue exitosa. Si usted configuró equipo para el Plan Anual, encontrará activo el botón “Enviar para aprobación” o sino el de “Finalizar”. Por el momento no haga clic allí. Sólo debe hacerlo cuando termine de completar el PAA y quiera que el aprobador designado de su visto bueno para la publicación o finalizar con su edición.

2. Adquisiciones planeadas
En esta sección usted debe ingresar todas las adquisiciones que va a realizar la Entidad Estatal durante el año. Tiene dos alternativas para cargar esta información: (i) ingresarla manualmente; o (ii) importar todos los datos desde un archivo Excel.
Recuerde que en cualquier momento puede hacer clic en “Guardar” para almacenar en SECOP II la información ingresada del Plan Anual de Adquisiciones y continuar con su edición después.
i. Ingresar manualmente las adquisiciones planeadas: Consiste en incluir una por una todas las adquisiciones previstas para el año. Para ello, haga clic en “Opciones” y luego en “Agregar adquisición”.

El SECOP II, habilita un formulario para ingresar el detalle de la adquisición. El formulario incluye, “Código UNSPSC” ingrese los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios con los que identificará la adquisición, puede seleccionar varios códigos en este campo. Recuerde que puede usar códigos a tercer o cuarto nivel. En la descripción escriba el objeto de la adquisición. Seleccione la fecha estimada de inicio del proceso de selección, de presentación de ofertas y duración estimada del contrato. SECOP II, habilita la selección de todas las modalidades de contratación y separa la opción de “Selección abreviada – acuerdo marco” porque las Entidades no realizan estas compras a través de SECOP II sino en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Luego seleccione la fuente de los recursos, ingrese valor estimado, si se requieren o no vigencias futuras y el estado de esta solicitud. Finalmente, seleccione la Unidad de Contratación y la ubicación. Tenga en cuenta que puede editar los datos de contacto del responsable de esta adquisición. Cuando termine de diligenciar la información, haga clic en “Confirmar”. 

Repita el procedimiento para todas las adquisiciones de la Entidad. SECOP II, traerá la información ingresada en la sección de adquisiciones planeadas. 

ii. Inclusión masiva de adquisiciones planeadas: Consiste en agregar todos los bienes y/o servicios que la Entidad Estatal tiene previsto adquirir durante el año desde una plantilla tipo de Excel. Para cargar la información de las adquisiciones masivamente, haga clic en “Usar el Excel” y luego en “Descargar plantilla”. 

​Cuando descarga la plantilla. En la primera hoja “Adquisiciones” usted debe ingresar todas las contrataciones que hará en el año la Entidad. La segunda hoja se llama “Archivo de datos”. Esta hoja contiene los códigos que usted debe utilizar para diligenciar la primera hoja. El sistema le pide diligenciar la información en códigos con el fin de minimizar errores en el cargue y poder convertir el archivo Excel a un HTML que sea fácilmente consultable por los interesados en el PAA de la Entidad. La Entidad no debe modificar la estructura del archivo pues no funcionará correctamente la importación.
En la primera hoja del documento “Adquisiciones”-. Para los siguientes campos, usted puede ingresar directamente texto o números:
• Descripción de la adquisición.
• Duración estimada del contrato (número): Se refiere a la cantidad de meses, días o años que dura el contrato.
• Valor estimado: Ingrese el valor sin puntos ni comas.
• Valor estimado en la vigencia actual: Ingrese el valor sin puntos ni comas.
• Unidad de contratación: Es el departamento o unidad de compras a nombre del cual se publica el PAA. Debe escribir este nombre exactamente como lo diligenció el usuario administrador cuando creó la unidad de contratación (Guía de configuración cuenta Entidad Estatal).
• Nombre del responsable: Responsable por el PAA o por la adquisición especifica en la Entidad.
• Correo electrónico: Información del responsable.

Para los siguientes campos debe ingresar códigos. Consulte la segunda hoja “Archivo de datos” para saber cuáles códigos debe ingresar. 
• Código de las Naciones Unidas (UNSPSC)
• Fecha estimada de inicio del proceso de selección: Mes del año donde se planea iniciar el proceso.
• Fecha estimada de presentación de ofertas: Mes del año en el que planea presentar las ofertas.
• Duración estimada del contrato (intervalo): Se refiere a la unidad en la que va a expresar la duración (días, meses, años). 
• Modalidad de selección: Tipo de modalidad de contratación que se va adelantar.
• Fuente de los recursos: Recursos propios, regalías, recursos de crédito, etc.
• Se requieren vigencias futuras: Sí o no.
• Estado de solicitud de vigencias futuras: No solicitadas, aprobadas, solicitadas, o no aplica.
• Ubicación: Donde se encuentra la Entidad Estatal. 

Cuando termine de ingresar las adquisiciones a la plantilla, guarde el archivo localmente en su computador. Para realizar la importación de la plantilla, haga clic en “Usar el Excel” y luego en “Cargar adquisiciones”.

SECOP II, realiza una validación para comprobar que los datos son correctos. La plataforma le muestra un mensaje si identifica errores en el archivo y traerá la adquisición que debe editar en la parte superior de la sección “Adquisiciones planeadas” señalada con un circulo en color rojo para que identifique el campo que debe ajustar. 
Para editar la información de la adquisición cargada a SECOP II, haga clic en “Editar”. SECOP II, habilita el formulario de con el detalle de esta para que ajuste la información ingresada.

Si quiere hacer cambios en la plantilla de Excel, debe seguir estos pasos:
1. Descargue nuevamente la plantilla haciendo clic en “Descargar plantilla”.
2. Borre todas las adquisiciones del PAA. Es necesario hacer esto pues de lo contrario, cuando cargue la nueva plantilla con los ajustes correspondientes, las adquisiciones quedarán duplicadas. 
3. Edite la plantilla que descargó en el paso 1) y cárguela nuevamente al SECOP II haciendo clic en “Cargar adquisiciones”. 
 NOTA: Para borrar todas las adquisiciones debe seleccionar la casilla de la primera fila de la tabla de “Adquisiciones planeadas”. Luego haga clic en “Opciones” y “Borrar adquisición”.  

Luego haga clic en “Opciones” y “Borrar adquisición”.

3. Necesidades adicionales
Es una sección opcional que se refiere a adquisiciones adicionales que podría realizar durante el año, pero para las que no tiene información tan detallada como la de adquisiciones planeadas. El procedimiento de cargue manual y de la plantilla tipo es igual, con la diferencia de que los únicos campos que debe diligenciar en “Necesidades adicionales” son la descripción, el código UNSPSC y los datos del funcionario responsable.